EXPORTAÇÃO

Nota Fiscal de Exportação: dicas para emitir com segurança

Toda operação de exportação, com exceção de remessas expressas e amostras, precisa ser documentada legalmente através da nota fiscal. Isso é necessário para que haja a legitimidade da transação perante a Receita Federal, assim como para que sirva como base de apuração fiscal. Assim, a Nota Fiscal de Exportação é um documento obrigatório para o comércio exterior. Por isso, continue a leitura para entender como emiti-la de forma segura.

Em que momento emitir a Nota Fiscal de Exportação?

Um dos primeiros documentos que você precisará emitir em uma operação de exportação é a Fatura Comercial, ou Commercial Invoice. Ele é semelhante a uma nota fiscal, porém trata-se apenas de uma prova de venda, com todos os detalhes da transação, que é de vital importância alfandegária.

A emissão da nota deve ser feita após a conclusão das negociações, do envio e aceite da Fatura Comercial e da comprovação do pagamento por parte do importador.

Além do mais, a emissão da nota fiscal de exportação é fundamental para a empresa exportadora e é um documento que interessa ao mercado nacional. A emissão da fatura, junto à emissão da nota fiscal, pode isentar alguns impostos no Brasil, como o PIS e o COFINS.

NF-e e DU-E

Desde 2018, quando a Declaração Única de Exportação (DU-E) entrou em operação, a nota fiscal passou a ser protagonista nos processos. Com a nova declaração de exportação, o despacho aduaneiro passou a ser integrado com a NF-e, fazendo com que grande parte das informações preenchidas na Nota Fiscal de Exportação passassem a migrar automaticamente para a DU-E.

Por isso, todo cuidado é pouco, já que erros no preenchimento da nota podem gerar multas e atrasos na operação.

Como preencher a NF-e de Exportação?

O preenchimento da nota fiscal pode ser feito gratuitamente pelo emissor disponibilizado pela Receita Federal, ou através de programas pagos para emissão de NF-e.

Os campos da Nota Fiscal de Exportação

Veja agora alguns dos principais campos a serem preenchidos na nota fiscal eletrônica de exportação.

Dados do exportador

CNPJ, Razão Social, Inscrição Estadual e Municipal, endereço da empresa exportadora.

Dados do importador

Informações do comprador, incluindo o código do país de destino, fundamental para a migração para a DU-E (realizada através do Siscomex).

Descrição dos produtos

Informações detalhadas, que devem incluir nome, tipo, série, marca, modelo, tamanho, entre outras características, dependendo do produto comercializado. A descrição do produto deve estar de acordo com a descrição da NCM.

O campo de descrição de produtos/serviços na NF-e, geralmente não comporta todos os detalhes do produto que será importado. Uma boa prática observada é o preenchimento da descrição completa no campo de dados adicionais.

NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul

Este é um código de oito dígitos utilizado pelos países do Mercosul para as exportações e que servirá para a conversão para a DU-E.

Portanto, é de suma importância que a classificação da mercadoria seja realizada de maneira correta. Assim, a NCM definirá entre outros, qual a unidade de medida tributável.

Quantidade e unidade de medida comercializada

Volume de cada produto comercializado, de acordo com medidas específicas que podem ser unidades, número de peças, peso, entre outros. Nesse campo, o exportador é livre para informar qualquer unidade, como caixas, sacos, pallets, unidades, etc.

Quantidade e unidade de medida tributável/estatística

Semelhante ao item anterior, porém, este se refere a unidade de medida estatística (kg ou un) de acordo com cada NCM. A importância da utilização da NCM correta também é observada quando se tratam de quantidades e unidades de medida, já que ela é definida com base na classificação da mercadoria.

Por outro lado, diferente da unidade de medida comercializada, a unidade de medida tributável/estatística deve obrigatoriamente seguir o padrão estabelecido na tabela. É importante destacar que o preenchimento incorreto da unidade estatística gera multas.

Peso total da carga

Soma do peso de todas as unidades, de todos os produtos que compõem a carga a ser comercializada e enviada para o país importador. Independentemente das unidades de medida comercializadas e tributáveis, devem ser preenchidos o peso bruto e peso líquido. Tanto o peso bruto quanto o peso líquido devem estar em conformidade com os demais documentos de exportação.

CFOP na Nota Fiscal de Exportação

CFOP é o Código Fiscal de Operações e Prestações, compreendendo quatro dígitos que identificam os produtos vinculados à nota fiscal, pelo tipo de operação e a localização de destino.

O código CFOP deve estar especificado na Nota Fiscal de Exportação, tendo como primeiro dígito sempre o 7, que define uma operação de exportação. Você pode conferir alguns dos códigos CFOP mais comuns nas exportações na lista a seguir:

7.101 – Venda de produção do estabelecimento;
7.102 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros;
7.127 – Venda de produção do estabelecimento sob o regime de “drawback”;
7.501 – Exportação de mercadoria recebida com fim específico de exportação;
7.504 – Exportação de mercadoria que foi objeto de formação de lote de exportação;
7.949 – Outra saída de mercadoria ou prestação de serviço não especificado.

O preenchimento do código CFOP e NF-e de Exportação devem seguir rigorosamente os enquadramentos de suas respectivas finalidades. O preenchimento de um código incorreto, mesmo que iniciado com o dígito 7, acarretará em multas sobre o processo.

Não apenas o CFOP, mas o tipo de operação (1 – Saída), local de destino da operação (3 – Operação com exterior) e Finalidade de emissão da NF-e (1 – NF-e normal; 2 – NF-e complementar; 4 – Devolução de mercadoria) devem estar preenchidos corretamente.

Notas fiscais mãe e notas fiscais filhas

Em operações de exportação no modal rodoviário, é comum a utilização das notas fiscais mãe e filhas. Mas afinal, o que elas são? De maneira simplificada, a NF mãe é referente aos valores e quantidades totais de uma operação de exportação, enquanto as filhas são partes dessa mesma NF.

Vamos supor que uma determinada operação de exportação, o exportador emitiu uma nota fiscal eletrônica de exportação, no CFOP do grupo 7000, para uma mercadoria de 80 toneladas. Essa mercadoria será transportada em 4 caminhões, cada um com 20 toneladas.

Os 4 veículos não podem realizar o transporte amparados por uma mesma nota fiscal, portanto, após a emissão da NF considerando as 80 toneladas, o exportador deverá emitir uma nota de remessa para cada veículo (CFOP 7.949), compreendendo a quantidade e valor que cada um efetivamente transporta. Teremos então, 5 notas: 1 nota mãe e 4 notas filhas, mas, apenas a nota mãe será vinculada diretamente na emissão da DUE.

Quais são os cuidados necessários na emissão das notas filhas?

O sistema deve entender que se tratam de notas filhas e mães, por isso, certos cuidados e regras devem ser seguidos em suas emissões. Veja algumas recomendações:

Toda nota filha deverá conter no campo “Documentos Fiscais Referenciados” a chave da NF mãe. Nesse campo, não deverão ser informados outros dados além da referência à nota mãe;
Na DU-E, as notas filhas não devem ser referenciadas;
A NCM e código de produto, obviamente, deverão ser os mesmos nas notas mãe e filha. O CFOP das notas filhas, devem terminar em 949. Ou seja, em operações de exportação onde o CFOP da NF-e é do grupo 7000, o CFOP da nota filha deverá ser 7.949;
A soma de quantidade e valores das notas filhas devem ser correspondentes à quantidade e valor da nota mãe.

As multas na NF-e de Exportação

O preenchimento incorreto da Nota Fiscal de Exportação pode gerar multas para o exportador. Um dos erros mais frequentes é a confusão entre a Unidade de Medida Comercializada, definida pela forma como o exportador comercializa seus produtos, e a Unidade de Medida Tributável, que deve seguir um padrão internacional. Por isso mesmo, é fundamental contar com serviços profissionais de gestão de exportação.

Nota Fiscal de Exportação com Drawback

As notas fiscais que estejam vinculadas aos processos de Drawback Suspensão, deverão seguir as seguintes regras:

O CFOP utilizado deverá ser o 7.127 – Venda de produção do estabelecimento sob o regime de “drawback”. Nesse código, são classificadas as vendas de produtos industrializados no estabelecimento, já com a suspensão dos tributos;
No preenchimento da NF-e, devem ser inseridos nos dados complementares, o número do Ato Concessório e a data de registro do mesmo;
A quantidade deve sempre estar na unidade estatística da NCM.

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